Cara menyimpan dokumen secar otomatis

Cara menyimpan dokumen secara otomatis di word 2007

Panik, kecewa, sedih, … itulah hal yang kita rasakan ketika ketikan atau data yang baru saja diketik dan belum disimpan atau di save tiba-tiba computer mati sendiri secara paksa tanpa pemberitahuan terlebih dahulu yang kebanyakan disebabkan oleh listrik padam atau windows mengalami crash. Apalagi data yang telah diketik mencapai banyak halaman, alamak … begitu tragis dan menyedihkan …. Alamat mengetik ulang semua kata dan tulisan buah pikiran yang telah bekerja keras merangkai kata dan menyusun kalimat.

Tentu anda tidak menginginkan hal tersebut terulang lagi atau minimal melakukan tindakan pencegahan agar data atau ketikan tidak hilang saat computer mati karena listrik padam atau sebab yang lain. Pada Microsoft Office seperti ms word, excel, dll telah terdapat fasilitas auto recovery yang berfungsi untuk menyimpan file atau data secara otomatis secara berkala. Secara berkala dikarenakan pada interval waktu tertentu ( secara default selama 10 menit) ms word, excel akan melakukan perintah menyimpan secara otomatis. Oleh karena pentingnya fitur auto recovery ini maka sebaiknya diaktifkan saja.

Untuk mengatur auto recovery pada Ms Office 2007, dalam hal ini Ms word 2007 dapat diikuti langkah-langkah berikut ini.

1. Buka Ms Word 2007
2. Klik Office button pada bagian kiri atas dari jendela MS Word anda kemudian pilih Word Options.
   
   
3. Pada jendela Word Options yang muncul klik Save
4. Pada panel sebelah kanan pastikan pada pilihan Save AutoRecover Information Every … minutes telah dicentang atau dipilih
   
   
5. Atur waktu interval Ms word anda melakukan perintah save secara otomatis. Secara default terisi 10 menit. Atur menjadi 5 menit saja, jangan terlalu cepat seperti 1 menit karena akan menyebabkan computer berjalan lebih lambat.
6. Klik OK

Dengan demikian setiap interval waktu 5 menit Ms Word akan melakukan perintah save secara otomatis sehingga jikalau terjadi listrik mati secara mendadak maka masih ada dan banyak data yang bisa terselamatkan, tanpa harus melakukan mengetik ulang. Yang anda lakukan hanyalah membuka program Ms Word 2007, maka akan terdapat jendela auto recovery di sebelah kiri Ms Word anda. Klik dan akan terbuka pekerjaan anda yang belum sempat anda save tadi. Semoga bermanfaat bagi semua …

Cara menyimpan data dari dokumen yang baru dibuat

Cara menyimpan file atau dokumen yang baru dibuat

Membuat dokumen merupakan hal yang cukup menguras tenaga, pikiran serta membutuhkan keahlian tertentu walaupun hanya dilakukan dengan duduk didepan komputer. Bahkan akan sangat mengecewakan lagi ketika pekerjaan sudah setengah jalan tiba-tiba listrik padam, haduuuh … Akan sangat disayangkan apabila data yang telah dibuat dengan susah payah tersebut tidak disimpan, karena pada suatu saat nanti akan kita butuhkan lagi.

Oleh karena itu data tersebut memang seharusnyalah kita simpan agar suatu saat kita bisa menggunakannya kembali, tanpa harus membuat mulai dari awal. Rata-rata cara menyimpan file yang baru saja dibuat di berbagai macam program seperti Ms Word, Ms Excel, Power point, Photoshop, CorelDraw dan program-program lainnya mempunyai langkah yang sama, yaitu :

1. Klik Menu File kemudian pilih Save atau Save As. Atau menggunakan cara cepat perintah menyimpan dokumen dengan menekan tombol Ctrl + S.
2. Muncul jendela Save As. Pilih drive / folder tempat anda menyimpan file pada Save in dengan klik tombol drop down. Saran : Sebaiknya dokumen disimpan pada drive atau folder selain di Drive C (Drive system windows) karena jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan pada komputer dan harus install ulang, maka dokumen atau file anda akan tetap selamat.
3. Ketikkan nama file yang akan disimpan tersebut pada File name. Sebaiknya nama file menggambarkan isi file tersebut.
4. Pilih juga save as type sesuai dengan pilihan yang anda kehendaki
5. Langkah terakhir adalah klik Save
   
   

Demikian Tips sederhana dan ringan kali ini semoga bermanfaat.

Mencari nilai angka tertinggi di Ms.Excel

Cara mencari nilai angka tertinggi di Ms Excel

Pada beberapa waktu yang lalu, telah diposting tentang cara mencari nilai rata-rata dan cara melakukan penjumlahan secara otomatis di Excel. Pada kesempatan kali ini akan diuraikan tentang cara mencari nilai angka yang tertinggi dari sederetan angka-angka yang ada di ms excel. Tentu akan mudah dilakukan untuk menentukan angka tertinggi jika jumlah angka yang ada hanya beberapa atau sedikit angka saja. Namun jika angka-angka yang ada dalam jumlah yang lumayan banyak, maka akan menghabiskan banyak konsentrasi untuk menentukan nilai angka tertingginya jika dilakukan secara manual.

Pada ms Excel telah terdapat fasilitas untuk mencari nilai tertinggi dari kumpulan angka-angka yang ada. Caranya sangat mudah sekali yaitu dengan menggunakan fungsi Max. Cara menggunakan fungsi Max adalah :

1. Pilih sel dimana nilai tertinggi akan di letakkan.
2. Pada sel tersebut ketik “=max(pilih sel yang dicari nilai tertingginya atau kemudian blok atau seleksi sel-sel yang akan dicari nilai tertingginya) kemudian tekan enter. Seperti gambar contoh dibawah yaitu =MAX(A1:D7)
   
   
3. Maka nilai tertinggi dari kumpulan angka-angka tersebut akan muncul.

Cara memasukkan data menggunakan form di Ms.Excel

Cara memasukkan data menggunakan Form di Ms Excel 2007

Pada MS Excel, hal yang biasa kita lakukan untuk memasukkan data adalah dengan secara langsung mengetik atau menuliskan data pada sel. Data data tersebut dapat berupa tulisan kata dan kalimat ataupun data yang berupa angka-angka. Data-data dalam Ms Excel kebanyakan berupa data dalam bentuk tabel, sehingga dalam memasukkan data dapat dilakukan secara berurutan kebawah maupun kesamping. Dalam hal ini anda dapat mengatur pergerakan sel ketika tombol enter ditekan, yaitu kebawah atau kesamping. Lebih lengkapnya dapat dibuka pada halaman ini.

Selain memasukkan data secara langsung dengan mengetikkan data pada sel, ada cara lain memasukkan data di Ms Excel yaitu dengan menggunakan fasilitas Form. Untuk lebih jelasnya ikuti saja langkah-langkah dibawah ini.

Terlebih dahulu anda harus memunculkan fasilitas form di quick access toolbar.

1. Klik kanan pada ribbon kemudian pilih Customize Quick access Toolbar.
2. Pada pilihan Choose command from pilih All commands
3. Pada pilihan dibawahnya scroll kebawah dan pilih Form kemudian klik add untuk menempatkan Form di Quick Access toolbar.
   
   


4. Klik OK. Maka Form telah berada di Quick access toolbar.

Untuk menggunakan fasilitas form, dapat dilakukan sebagai berikut :

1. Buatlah tabel di MS Excel kemudian blok kepala tabel, atau pilih sel di kepala tabel tersebut.
2. Klik Form yang ada di quick access toolbar, Jika muncul peringatan klik saja OK, maka akan tampil form pengisian data sesuai dengan isi kepala kolom tersebut.
3. Masukkan data pada kotak yang ada. Anda dapat menggunakan tombol Tab untuk berpindah ke kotak isian berikutnya.
4. Untuk memasukkan data selanjutnya klik tombol New maka data yang telah ditulis akan masuk kedalam tabel yang telah anda buat.
   
   


5. Jika data sudah selesai dimasukkan silahkan tutup form dengan klik Close.

Pengenalan Ms. Excel

Pengenalan Microsoft Excel 2007 |   

Microsoft Excel merupakan perangkat lunak untuk mengolah data secara otomatis meliputi perhitungan dasar, penggunaan fungsi-fungsi, pembuatan grafik dan manajemen data. Perangkat lunak ini sangat membantu untuk menyelesaikan permasalahan administratif mulai yang paling sedernaha sampai yang lebih kompleks. Permasalahan sederhana tersebut misalnya membuat rencana kebutuhan barang meliputi nama barang, jumlah barang dan perkiraan harga barang. Permasalahan ini sebenarnya dapat juga diselesaikan menggunakan Microsoft Word karena hanya sedikit memerlukan proses perhitungan, tetapi lebih mudah diselesaikan dengan Microsoft Excel. Contoh permasalahan yang lebih kompleks adalah pembuatan laporan keuangan (general ledger) yang memerlukan banyak perhitungan, manajemen data dengan menampilkan grafik atau pivot tabel atau penggunaan fungsi-fungsi matematis ataupun logika pada sebuah laporan. Penyelesaian permasalahan yang komplek juga dapat memanfaatkan pemograman macro yang disediakan oleh Excel agar proses penggunaan lebih mudah.

1.1 Cara memulai aplikasi Microsoft Excel 2007

Langkah-langkah:

1. Pilih tombol Start di pojok kiri bawah tampilan windows.
2. Setelah muncul tampilan menunya pilih Program, kemudian Microsoft Office dan Pilih Microsoft Excel.
3. Muncul Gambar 1.1

1.2  Mengenal Elemen-elemen Microsoft Excel 2007

Sebelum melakukan pengolahan data pada Microsoft Excel, terlebih dahulu kita harus 

mengetahui elemen-elemen yang ada di Microsoft Exel

Gambar 1.1

Tampilan di layar saat Microsoft Office 2007 dijalankan

Unsur-unsur utama Layar Microsoft Excel 2007:

1) Judul

Judul menampilkan judul program dan dokumen aktif atau nama file dari lembar kerja

yang aktif.

2) Office Button

Berisi barisan perintah untuk pengoperasian Program yang standar misalnya membuat 

dokumen baru, membuka dokumen lama, menyimpan, mencetak dan mempublish 

dokumen.

3) Akses Cepat Toolbar (Quick Access Toolbar)

Merupakan sarana yang disediakan Microsoft Excel untuk mempercepat akses 

berkomunikasi dengannya misalnya menyimpan, mencetak dan sebagainya.

4) Toolbar

Merupakan deretan tool-tool (gambar-gambar) yang mewakili perintah dan berfungsi untuk mempermudah dan mengefisienkan pengoperasian program.


5) Help
Bila kita ingin bertanya sesuatu, maka ketik pertanyaan anda pada tempat tersebut. Ms Excel akan memberikan alternatif jawaban terhadap pertanyaan yang dimaksud.
6) Lembar Kerja (Workbook)
Baris ini berisikan informasi halaman, section, letak insertion point dan tombol pengendali.
7) Cell
8) Nomor Baris
9) Nomor Kolom
10) Nama Range
11) Fungsi
12) Penggulung vertical dan horisontal

Untuk memudahkan dalam membaca suatu dokumen dengan menggulung layar vertikal dan horisontal.


1.3 Memulai Buat Dokumen

Pada sub bab ini, kita akan membuat dokumen sebagai contoh pengelolaan data sederhana. Dari contoh pengelolaan data sederhana kita akan belajar tentang cara pengetikan di excel, alignment, cara memformat huruf, cara memformat tabel dan cell, dan memanfaatkan fasilitas Autofill. Berikut contoh pengelolaan data yang pertama seperti pada Gambar 1.2.



Langkah-langkah membuat dokumen daftar unit kerja seperti pada Gambar 6.2 adalah sebagai berikut:
1. Buat Judul dan Sub Judul Laporan
# Arahkan kursor pada Cell A1 (Kolom A dan Baris 1), kemudian ketikkan tulisan “Daftar Unit Kerja”           pada Cell aktif tersebut.
# Kemudian ketikkan sub judul laporan pada Cell A3, A4, A5, D4 dan D5 seperti pada tampilan                    dibawah ini:

# Buat data tabel pada Laporan dengan memulai pengetikan pada A7 sampai F7 untuk judul tabel           dan A8, A9, B8, B9, dst untuk data pada tabel.

2. Penggunaan Cell
# Untuk membuat Judul Laporan letaknya di tengah-tengah tabel maka arahkan kursor ke A1                      kemudian select cell mulai A1 sampai F1. Kemudian klik tombol Merge Cell  agar judul                    laporan terletak ditengah-tengah tabel.

# Agar huruf pada judul laporan dan tabel tebal maka arahkan kursor pada cell kemudian klik tombol        Bold  atau dapat juga melakukan format font lainnya seperti underline atau italic .

3. Penggunaan AutoFill

Pada kolom No, KODE dan NAMA UNIT dapat digunakan Autofill agar lebih cepat dalam memasukkan data yang berulang. Fasilitas ini diaktifkan ketika kotak hitam kecil yang disebut fill handle digeser di atas cell-cell baru. Fill handle berada di ujung kanan bawah cell aktif atau range cell yang dipilih. Ketika menempatkan pointer cell di atas fill handle, pointer cell berubah menjadi tanda tambah, menunjukkan bahwa fasilitas AutoFill telah diaktifkan. Untuk membuat seri label, angka, atau tanggal, geserlah pointer di atas cell-cell yang ingin diisi dengan informasi, lalu lepaskan tekanan tombol mouse. Seperti sulap, muncullah sederetan nilai.

Pada Kolom NO dan KODE, Autofill digunakan untuk membuat seri number secara terurut sedangkan pada kolom Nama Unit digunakan untuk mengcopy data yang sama ke beberapa cell secara cepat. Selanjutnya lengkapi data tabel seperti pada Gambar 1.3.


Gambar 1.3.
4. Penggunaan format Tabel dan Cell
# Microsoft Excel menyediakan fasilitas format table dengan beberapa template seperti memberi              border, warna border, warna cell dan style font dengan klik tombol format table seperti ini ,              kemudia akan muncul pilihan style format tabel seperti berikut ini.

Gambar 1.4
# Kita juga dapat melakukan format tabel dan format cell sesuai selera kita atau tidak menggunakan template yang disediakan Microsoft Excel. Seperti contohnya pada Gambar 1.4. menggunakan format tabel dan cell sendiri dengan cara:
* Untuk membuat border pada tabel, blok tabel yang akan di beri border dalam hal ini mulai cell A7 sampai F15, kemudian klik panah pada tombol  dan pilih All Border seperti pada tampilan dibawah ini.